Het kan een uitdaging zijn om je documenten toegankelijk te maken voor een diverse gemeenschap. Het is vooral moeilijk als je al jaren schrijft zonder er rekening mee te houden dat je werk misschien in andere talen moet worden vertaald. Gelukkig kan een beëdigd vertaalbureau het je makkelijker maken. Er zijn echter nog enkele manieren om officiële documenten voor iedereen toegankelijk te maken.

Vereenvoudig de taal en structuur

Gebruik korte zinnen en alinea’s. Door korte zinnen te gebruiken, kunnen mensen gemakkelijker begrijpen wat je zegt. Het gebruik van korte alinea’s helpt ook mensen die moeite hebben om lange pagina’s tekst tegelijk te lezen. Gebruik eenvoudige taal en structuur. Vermijd het gebruik van complexe woorden of te veel grote woorden die de meeste mensen niet goed begrijpen. Probeer ook geen ingewikkelde zinsstructuren te gebruiken die moeilijk zijn voor mensen met leerproblemen of beperkte Engelse taalvaardigheid.

Wees beknopt

Om je document toegankelijk te maken, moet je beknopt zijn en korte zinnen gebruiken. Vermijd ook het gebruik van complexe taal en lange tekstpassages. Gebruik zoveel mogelijk lijsten met opsommingstekens, tabellen en afbeeldingen. Als je geen manier kunt vinden om een ​​bepaalde zin of alinea die te lang is, te omzeilen, overweeg dan om deze op te splitsen in twee of meer kortere zinnen. Gebruik bij het schrijven van je document koppen en opsommingstekens om dingen op te delen in hanteerbare brokken.

Schrijf voor alle lezers

De eerste stap om ervoor te zorgen dat je document toegankelijk is voor een diverse gemeenschap, is door te schrijven voor alle lezers, inclusief mensen met een lage geletterdheid en een beperkte taalvaardigheid. Gebruik eenvoudige taal. Gebruik korte zinnen en alinea’s. Korte zinnen zijn makkelijker te lezen dan lange. Ze stellen je ook in staat om informatie op te splitsen in hapklare stukjes die gemakkelijker kunnen worden verteerd door lezers met een lage geletterdheid of beperkte taalvaardigheid. Korte alinea’s maken het voor lezers gemakkelijker om de pagina te scannen zonder in te veel tekst tegelijk te verdwalen.

Gebruik inclusieve taal

Inclusieve taal is een manier om mensen te beschrijven zonder ze te marginaliseren. Het idee achter inclusieve taal is dat iedereen zich erbij hoort te voelen, zelfs als ze geen deel uitmaken van de meerderheid.Voorbeelden zijn het gebruik van ‘genderneutraal’ in plaats van ‘man’, ‘vrouw’ of ‘hij/zij’. In veel gevallen kun je woorden als ‘mannen’ of ‘vrouwen’ vervangen door woorden als ‘mensen’.

Laat onnodige woorden en zinnen weg

Dit is een simpele maar effectieve tip. Je kunt onnodige woorden weglaten door ze simpelweg uit de zin te verwijderen. Dit zorgt voor een meer beknopte en duidelijke verklaring die gemakkelijker te begrijpen is. Bovendien kun je kortere zinnen gebruiken die de leesbaarheid en de duidelijkheid van de betekenis ten goede komen.