Het afhandelen van binnenkomende gesprekken doe je met een inbound callcenter. Dit is anders dan een outbound callcenter. Bij een outbound callcenter benadert jouw telefonische afdeling klant of doelgroep zelf. Bij een inbound callcenter is dit juist andersom. Er zijn dan ook veel verschillende redenenen waarom jij of jouw bedrijf soms in korte tijd een callcenter op moet zetten. Snel een goed bereikbaar klantenservice team nodig? Of organiseer je een evenement en heb je een reserveringslijn die beschikbaar moet zijn? Lees dan verder hoe je dit in een korte tijd realiseert.

Voorbeelden van inbound callcenters

Het inbound callcenter handelt vanuit een gecentraliseerde locatie binnenkomende gesprekken af. Klanten en geïnteresseerden nemen in dit geval dus zelf contact op met jouw bedrijf. Inbound callcenters bestaan in veel verschillende vormen en het komt vaak voor dat deze met elkaar gecombineerd worden. Hieronder benoemen we een aantal voorbeelden van inbound callcenters. Wellicht staan de toepassingsmogelijkheden die jij zoekt voor jouw organisatie er wel tussen.

• Klantenservice: Een klantenservice is bij de meeste organisaties wel bekend, vooral wanneer je een product verkoopt. De klantenservice is een algemeen nummer waar klanten naar toe bellen om vragen te kunnen stellen. Een klantenservice is vaak een overkoepelend nummer dat bellers kan helpen met standaard vragen of juist doorschakelt naar de juiste afdeling. 
• Telefonisch consult: Voor consumenten is het handig als er middels een telefoongesprek gecompliceerde vragen beantwoord kunnen worden. Vooral als het gaat om onderwerpen waarvoor men normaalgesproken een afspraak met een professional moet maken. Deze zijn vaak namelijk duur en tijdrovend. Telefonische consulten bestaan er al in veel verschillende vormen zoals juridische hulp, fiscaal advies en medische vraagstukken of metingen die zelf afgenomen kunnen worden. 
• Reservering- of bestellijn: Deze lijnen gebruik je om bijvoorbeeld een ticket te kopen, een vakantie te boeken of juist om eten te bestellen. De lijnen zorgen vrijwel altijd voor verkoop,  daarom zijn de telefoonlijnen vaak gratis.

Wat heb je nodig?

Om een inbound callcenter op te zetten heb je als eerste een fysieke locatie nodig. Maar om te bepalen hoe groot deze locatie moet zijn is het belangrijk om een aantal vragen te stellen. Hoeveel klanten heb je of verwacht je? Binnen welke tijden kunnen deze klanten bellen en hoe lang verwacht je dat de gesprekken gaan duren? En dan misschien het belangrijkste; hoeveel omzet verwacht je dat de gesprekken gaan genereren? Misschien een lastig te beantwoorden vraag, maar weet je het antwoord? Dan kun je beter berekenen wat je aan een inbound callcenter kunt uitgeven.

Als je een locatie hebt gevonden is het van belang om te zorgen voor comfortabele werkplekken. Denk hierbij aan telefoons met headsets, computers met software om bestellingen te verwerken en het klantcontact vast te leggen. Klinkt het kopen van al deze apparatuur naast het huren van een locatie als een te grote uitgave? Dan zijn er partijen zoals IRENT; hier kun je hardware zaken zoals een laptop huren. 

Nu je weet hoe je met al deze benodigdheden en mogelijkheden een inbound callcenter kunt opzetten mist er nog maar één ding; een klantvriendelijk team. Zij gaan ervoor zorgen dat om wat voor reden de klant ook belt, klachten worden afgehandeld of verzoeken worden verwerkt. Heel veel succes!