Vergaderingen zijn in feite bedoeld om de productiviteit en efficiëntie te verhogen. Als iedereen op dezelfde golflengte zit en weet wat er moet gebeuren, kunnen zelfs de moeilijkste problemen worden opgelost. In de realiteit lopen we soms na week vast in onproductieve vergaderingen. De gemiddelde manager besteedt 18 uur per week aan vergaderingen. Bijna de helft van de aanwezigen zegt dat vergaderingen de grootste tijdverspilling zijn. Hoe kunnen we ze effectiever maken?

Een duidelijk doel

Is een vergadering nodig om nieuwe ideeën te genereren, informatie te verzamelen of beslissingen te nemen? Of is het een combinatie van bovenstaande? Als u niet zeker weet wat u probeert te bereiken, zal dit hoogstwaarschijnlijk niet gebeuren. De belangrijkste factor bij een succesvolle bijeenkomst is het hebben van een duidelijk doel en een specifieke agenda. Ook een ontmoeting is geen doel, want het gesprek moet ergens toe leiden. Zo niet, dan heeft praten geen zin.

Ontmoet buiten het kantoor

Als er tijdens vergaderingen vermoeide gezichten, gebrek aan energie en gebrek aan ideeën opduiken, is dat een teken dat het tijd is om de vergadering te beëindigen. Een out-of-office-sessie is ideaal om vergaderingsmoeheid te voorkomen. Nodig uw medewerkers uit in het dichtstbijzijnde café, park, park of vergaderruimte buiten kantoor. Soms is een verandering van omgeving voldoende om energie en goede ideeën weer op tafel te krijgen.

Maak je klaar

De sleutel tot een succesvolle vergadering is voorbereiding. Geef iedereen een agenda voordat de vergadering begint. De agenda moet het volgende bevatten:

Lijst met onderwerpen voor discussie
Een korte omschrijving van de doelstellingen van de bijeenkomst.
Lijst met mensen die de vergadering bijwonen en die elk onderwerp zullen bespreken.

Tijd en plaats van ontmoeting
Alle achtergrondinformatie die deelnemers over het onderwerp moeten weten
Wat is het belangrijkste in uw agenda? Bekijk hem goed!